生産性を高める、GTDメソッド

みなさん、こんにちは キャリアサバイバルの松岡です。
このブログは、会社の経営者であるキャリゴリ社長と人事コンサルタントの私、松岡が対話をしながら学びを深めていくブログです。

さて、本日のテーマは「生産性を高める、GTDメソッド」ということで日々の業務を生産的に進めるメソッドをお伝えいたします。

・仕事をやろうと思っても何か集中できない、、、
・あれも、これもやるべきことが頭に浮かんで仕事が進まない
・いつも焦って仕事をしてしまっている
など、

どれか１つでも当てはまる方は最後までお読みください。
我々の生きる現代は、できることが多すぎて選択することが本当にたくさんあります。結果的に心理的なストレスを抱えてしまっている人が多くいらっしゃいます。そんな方はきっと日常の仕事の中で良いヒントが見つかるに違いありません！ぜひ、最後までお付き合いいただけると嬉しいです！

GTDとは何？

仕事を最大限の効率で進められたら良いな、と誰もが一度は思ったことがあるかもしれません。
昨今、生産性の向上というキーワードからさまざまなノウハウやコンテンツが世の中に出てきています。

このGTDというメソッドもまさにそのノウハウの1つで、このGTDとは「Getting Things Done：物事を成し遂げる」という意味で集中状態を作り出し、人生や仕事におけるあらゆるタスクを成し遂げられるようになる方法です。
このGTDを開発したのは、アメリカ・ルイジアナ州育ちのデビッド・アレン氏（David Allen）でこの書籍は全世界30カ国以上で翻訳され出版されています。それほど多くの方々に読まれているメソッドです。

GTDの5つのステップ

物事に集中して進める際に障害になることは「無駄な思考」です。
例えば作業中に他ごとを思い浮かべたり、やらなくてはならない他のタスクを思い出してしまったりと障害は様々あります。
それらの無駄な思考を取り除くだけで集中力が上がり、効率的に仕事を進めることができるのです。
このやるべきことを明確にして、無駄な思考を排除していく為に5つのステップがございます。

それぞれのステップを具体的に見ていきましょう。

把握する

把握するとは、気になること全てを一つの場所に集約し把握する工程です。この作業を本気でやろうとすると人によっては5〜6時間くらいかかるケースもありますので、まずは気軽に取り組んでいただくことが大事だと思います。
※この把握する作業では、物理的な物の整理も含まれますが、今回は心や頭の中の整理を中心にお話をしていきます。

頭の中にある”気になる事”の全てを紙に書き出していく、その時に書くことは小さなことでも大きなことでも、ビジネスのことでもプライベートのこと幅広い頭の中に浮かんだことを書き出していく。時間にして20分〜1時間くらいはかかると思います。
ポイントは量に重きを置くことで、質は一切無視でOKです。どんどん書き出していきましょう

見極める

把握する作業を終えると目の前にたくさんのタスクややるべきことが現れてきます。しかし、この状態のままだと頭の中のタスクがテーブルの上に出ただけですので、これらのタスクを見極める作業を行わなければなりません。
そのタスクを見極める際のポイントは以下の3つあります。

①一番上のものから順に見極めていくこと

どれだけ重要なタスクが下に埋もれていたとしても、全て平等に見極めていくために上から順番に見極めていく。これは絶対原則です。
闇雲に時間を掛ければよいというものではなく、内容を吟味し、どんな行動が必要かを判断していくだけです。なるべく把握したタスクの山を判断していくことがとても重要です。

②一度に1件ずつ行うこと

上記のようにあらゆるタスクを判断していく途中で、判断に迷ってしまうタスクが現れます。そうするとふと目に入った他のタスクを手に取り判断を始めようとしてしまいます。それが例えすぐに判断ができるものであったとしても一度に1件ずつ判断を下していくことが大切なのです。これは見極める時に必要な集中力と判断力がブレてしまうのでオススメしません。

③元に戻さないこと

見極め中に判断に迷って、そのタスクを元に戻したくなる場合があります。しかし、その時も元に戻さないようにしましょう。最近の認知科学では「脳は選択するたびに少しずつ疲れていく」ということがわかってきています。この判断に迷うから元に戻そう、とか後回しにしよう、というのも1つの立派な判断（選択）なのです。
さらに付け加えていうと、いつかはその判断をしなくてはなりません。先送りにするということは、全く進んでいないどころか無駄に悩んでいる状態になるので頭の中をごちゃつかせてしまいます。

整理する

「見極める」で実施したタスクを今度は整理するフェーズです。
この整理がうまくいけばとても良い効果が得られます。頭の中のモヤモヤがすっきりと整理できて、やるべきことに集中できるようになるでしょう。では、その具体的な方法をご紹介いたします。

見極めたタスクを今度は振り分けていきます。
具体的には「行動に移すべきか？」という問いにYESかNOかを判断していきましょう。

YESだった場合

仮にYESだった場合は、「次に取るべき行動は1つか？」ということを自己分析します。
もし、取るべき行動が1つなのであれば、「2分以内にそのタスクができるか？」という問いかけを行い
できる場合は、その場ですぐに完了させてしまいます。
もし、取るべき行動が1つではない場合は、プロジェクトをさらに分解する必要が出てきたり、分解するために必要な知識や情報を探すタスクが発生していきます。

NOだった場合

仮にNOだった場合は3つの箱にそのタスクを入れる必要が出てきます。

というこの3つの箱にそれぞれ入れてタスクを整理していきます。

カレンダーにタスクを整理する際の注意点

整理する上でいつやるのかをカレンダーに記入することはあるでしょう。しかしこのカレンダーに記入する行為も注意が必要です。
意欲が先行してしてしまいその日にやれないこと（翌日にずれこんでしまうこと）も含めて書いてしまうことが多々あリます。これはタスクの整理的に言えばNGです。必ずその日にやれることのみに記入するようにしましょう。

更新する

整理ができて、あとは実践あるのみですがそれで終わりではありません。
しっかりとシステムの更新をし続けて精度を上げていく必要があります。なぜならもしそのリストが不完全だとしたら無意識のうちの脳がそのリストを疑い、信頼できなくなっていき、次第に使わなくなってしまうからです。
では、具体的にどのように更新していくのが良いのでしょうか。それは、何をチェックすれば良いのか、その頻度です。

・何をチェックするか

チェック項目は多岐に渡る、例えばカレンダーの本日の予定や明日の予定、そして備忘録的に記載するべき項目など、あらゆる項目をチェックしながら次の取る行動は明確なのか、本当にやり切れるのか、ということを整理していきましょう。
一度リストを完成させたらそれで終わりという訳ではなく常にリストを持ち歩き確認をすることが大事でしょう。

・頻度

頻度は多ければ多い方が良いです。しかし、最低でも1日の終わりと始まりにはそのリストを眺め改善、更新、できることがあれば行うようにしましょう。自分がやるべきことを正しく整理していくことが大切です。
また、オススメなのは、週次レビューです。

・週次レビュー

週次レビューは簡単に言えば、再び頭の中を空っぽにして、先の数週間を見据えた姿勢を取るための作業です。
現在自分が関わっていることの全てを把握し、見極めて整理し、更新していく作業を再度行います。週次で行うことによってより中長期的な視点かつ少し高い視点から物事を見ることができるので本質的な行動を行うことができるようになります。

選択

ここまでこればあとは決めた行動をやるのみです。
ただし、状況は刻一刻と変わるものです。この変わっていく状況の中で以下の4つの観点が選択する上では重要になってまいります。

これらの観点を頭に入れながら今、この瞬間にやるべきことは何か、という選択をし続けていくことが重要です。

最後に

いかがでしたでしょうか。GTDこれが実際にやれるようになるとタスク漏れなんてもちろんないし、むしろ未来に向けての行動が明確にできるようになっていきます。タスク管理は今あることを整理するのにも役に立ちますが、もっと未来の「自分がどうなっていきたいか」「何を成し遂げていきたいか」という視点から動くことにも役立ちます。

本ブログの内容が貴社の事業運営に役立つことを心から祈っております。
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